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Gestionnaire de boutique : comment ça marche

Le Gestionnaire de boutique est un outil gratuit pour les vendeurs tolbo.bf. Il remplace le cahier de la boutique : tu notes tes ventes, tu suis ton stock et ce que les clients te doivent, et tu fais des factures. Tout se fait sur ton téléphone, en quelques touches.

Ouvrir l'outil

1. Démarrer en 3 étapes

Tu fais ça une seule fois, la première fois que tu ouvres l'outil.

  1. Mets tes produits. Si tu as déjà des produits sur ta boutique tolbo.bf, touche Importer mes produits tolbo.bf : ils arrivent tous d'un coup. Sinon, va dans l'onglet Stock et touche + Produit.
  2. Complète chaque produit. Dans Stock, touche Modifier et indique le prix d'achat, la quantité en stock et le chiffre d'alerte (par exemple 3 : l'outil te prévient quand il en reste 3).
  3. Vérifie ta boutique. Dans l'onglet Plus, regarde le nom, l'adresse et le téléphone : ils apparaissent sur tes factures. Ajoute ton IFU et ton RCCM si tu en as.
Le prix d'achat est important : c'est lui qui permet à l'outil de calculer ton bénéfice de la journée.

2. Faire une vente

  1. Ouvre l'onglet Caisse.
  2. Touche les produits que le client achète. Chaque toucher ajoute 1 au panier. Utilise − et + pour corriger la quantité.
  3. Laisse Comptant si le client paie tout de suite.
  4. Touche Encaisser. C'est enregistré : le stock baisse tout seul et la vente compte dans ta journée.
Exemple : un client prend 2 sacs de riz et 1 savon. Tu touches Riz deux fois, Savon une fois, puis Encaisser 35 275 F.
Tu as beaucoup de produits ? Écris le début du nom dans la case Chercher un produit pour le trouver vite.

3. Les crédits clients

Quand un client prend à crédit : dans la Caisse, après avoir choisi les produits, touche À crédit, choisis le client dans la liste (ou + Nouveau client), puis Encaisser. La somme s'ajoute à ce qu'il doit.

Quand il vient payer : onglet Crédits, touche Paiement à côté de son nom et écris le montant reçu. Il peut payer en plusieurs fois.

Pour lui rappeler : touche Relancer. Un message poli est déjà écrit ; il part sur WhatsApp en un toucher.

Le nom passe en rouge quand le client n'a rien payé depuis plus de 14 jours. Touche Détail pour voir tout son historique.

4. Le stock

  • Les produits presque finis sont marqués Stock bas (orange), ceux qui sont finis Rupture (rouge). Ils apparaissent aussi dans « À faire » sur l'Accueil.
  • Quand la marchandise arrive, touche + Reçu à côté du produit et écris la quantité reçue. Le stock monte.
  • Pour changer un prix, un nom ou le chiffre d'alerte : Modifier.

5. Les fournisseurs

  1. Onglet Fourniss. : touche + Fournisseur et mets son nom et son numéro WhatsApp.
  2. Dans Stock, ouvre chaque produit avec Modifier et choisis son fournisseur.
  3. Quand il faut commander, touche Préparer une commande : l'outil met les produits presque finis et propose des quantités. Change-les si besoin, puis Envoyer sur WhatsApp.
  4. À la livraison, touche Commande reçue : tout le stock se met à jour d'un coup.

6. Les factures

Juste après une vente, touche Facture dans le bandeau vert. Pour une vente plus ancienne, va en bas de la Caisse dans « Ventes et factures », choisis la période et touche Facture.

  • Écris le nom du client si tu veux (facultatif).
  • Choisis le format : ticket 58 mm ou 80 mm pour une petite imprimante de caisse, A5 ou A4 pour une imprimante normale.
  • Imprimer ouvre l'impression du téléphone ou de l'ordinateur.
  • Envoyer envoie la facture au client, par WhatsApp par exemple.
  • Télécharger le PDF garde la facture en fichier.
Chaque facture reçoit un numéro qui se suit (F2026-0001, F2026-0002…). Refaire la facture d'une même vente garde le même numéro.

7. La sauvegarde (très important)

Tes données sont gardées seulement sur ton téléphone, pas sur internet. Si tu perds ou changes de téléphone, ou si tu vides les données du navigateur, tout est perdu sans sauvegarde.
  1. Chaque semaine, va dans l'onglet Plus et touche Sauvegarder mes données.
  2. Envoie le fichier dans un endroit sûr : à toi-même sur WhatsApp, sur Google Drive ou par e-mail.
  3. Sur un nouveau téléphone : connecte-toi à tolbo.bf, ouvre l'outil, onglet Plus, Restaurer une sauvegarde, et choisis le fichier.
L'outil te rappelle de sauvegarder quand ta dernière sauvegarde a plus de 7 jours.

8. Questions fréquentes

C'est vraiment gratuit ?

Oui. L'outil est offert à tous les vendeurs inscrits sur tolbo.bf, quelle que soit leur formule.

Faut-il internet pour l'utiliser ?

Il faut internet pour ouvrir la page. Ensuite, tes ventes s'enregistrent sur ton téléphone ; si la connexion coupe un moment, ce que tu as déjà enregistré n'est pas perdu.

Est-ce que mes clients ou tolbo.bf voient mes chiffres ?

Non. Tes ventes, ton stock et tes crédits restent sur ton téléphone. Personne d'autre ne les voit.

Je peux l'utiliser sur deux téléphones ?

Chaque téléphone garde ses propres données. Pour passer d'un téléphone à l'autre, fais une sauvegarde sur l'ancien et restaure-la sur le nouveau.

J'ai fait une erreur dans une vente, comment corriger ?

Corrige le stock du produit avec « Modifier » dans l'onglet Stock. Si c'était une vente à crédit, enregistre un « Paiement » du même montant pour remettre la dette juste.

Quelle imprimante faut-il ?

Aucune n'est obligatoire : tu peux envoyer la facture par WhatsApp. Pour imprimer, une petite imprimante ticket Bluetooth (58 mm) suffit pour une boutique ; une imprimante normale marche avec les formats A5 et A4.

Le téléphone dit que la mémoire est pleine.

Fais d'abord une sauvegarde, puis dans l'onglet Plus touche « Supprimer les ventes de plus d'un an ».

Prêt ? Ta boutique t'attend.

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